W procesie druku termotransferowego wykorzystuje się taśmę i etykiety termotransferowe zwijane bądź składane w wachlarz. Ciepło odgrywa znaczącą rolę w druku termotransferowym. Gorąca głowica drukująca topi atrament w taśmie, tworząc ostry, wyraźny obraz na powierzchni etykiety. Fragmenty grzejne wewnątrz głowicy drukującej włączają się i wyłączają, tworząc grafikę, tekst bądź kody kreskowe. Ze względu na doskonałą jakość i trwałość wytwarzanych obrazów, druk termotransferowy jest atrakcyjnym wyborem do różnych zastosowań.
Ponieważ w tym systemie występuje mniejsze zużycie głowicy drukującej, sprzęt ma tendencję do dłuższej żywotności. Wielokrotnie stosowane są kalki ribbon, cieszące się gigantycznym zainteresowaniem. Ponadto druk termotransferowy można stosować na wielu różnych podłożach etykiet. System druku termotransferowego jest idealny do zastosowań wymagających doskonałej skanowalności oraz długiego okresu wytrzymałości. W bezpośrednim systemie termicznym ciepło głowicy drukującej wywołuje reakcję na specjalnie powleczonym papierze etykietowym, powodując czarny obraz na etykiecie. Zaletą tego procesu jest to, że nie wymaga dodatkowego etapu instalacji taśmy. Decydując o tym, czy bezpośrednie drukowanie termiczne jest odpowiednie dla konkretnego zastosowania etykiety, ważne jest, żeby zrozumieć środowisko, a także trwałość wydrukowanego obrazu na etykiecie, która jest wymagana. Powinno się także wziąć pod uwagę wymagania dotyczące możliwości skanowania. Kalki termotransferowe są aktualnie bardzo pożądane na rynku. Chociaż większość bezpośrednich materiałów do etykiet termicznych kosztuje więcej, koszt od końca do końca może być niższy ze względu na oszczędność czasu i kłopotów, dlatego że nie trzeba zmieniać taśm na etykietach termotransferowych. Ustalenie, czy etykieta jest termotransferowa, czy termotransferowa, jest łatwe.
Etykiety drukowane bezpośrednio na drukarce termicznej nie akceptują dobrze ciepła oraz światła. Z biegiem czasu etykieta zaczyna ciemnieć, i obraz staje się wyblakły. Nawet jeżeli są przechowywane z dala od ekstremalnych elementów, bezpośrednie etykiety termiczne zazwyczaj można skanować tylko przez około sześć miesięcy po wydrukowaniu. Jednak ta żywotność jest wystarczająca do wielu przeznaczeń, takich jak etykiety wysyłkowe, karty identyfikacyjne gości, pokwitowania oraz drukowanie biletów.