Kasa fiskalna online różni się od poprzedniczek jedną rzeczą: sama wysyła dane o sprzedaży do repozytorium prowadzonego przez administrację skarbową. Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to mniej formalności przy odczytach i więcej zależności od łącza internetowego. Poniżej opisujemy, co się z tym wiąże w codziennej pracy.
Jak działa kasa online
Urządzenie ma wbudowany moduł komunikacyjny i po każdej sprzedaży, a najpóźniej w ustalonych odstępach, przesyła dane o paragonach do Centralnego Repozytorium Kas. Transmisja jest automatyczna i nie wymaga działania sprzedawcy. Oznacza to, że raporty dobowe nie muszą już być drukowane i archiwizowane w papierze, bo dane są u odbiorcy.
Konsekwencja praktyczna: kasa musi mieć stały dostęp do sieci. Producenci rozwiązują to na trzy sposoby: Wi-Fi, przewodowy Ethernet albo karta SIM z transmisją danych. Przy punktach mobilnych, na targowiskach i w food truckach najczęściej sprawdza się SIM, przy stałym lokalu przewód, bo jest najstabilniejszy.
Wybór urządzenia
| Typ | Dla kogo | Orientacyjna cena |
|---|---|---|
| Kasa przenośna | Usługi w terenie, handel obwoźny, gastronomia mobilna | 800-1 500 zł |
| Kasa stacjonarna | Sklep z jednym stanowiskiem, punkt usługowy | 1 200-2 500 zł |
| Drukarka fiskalna | Sprzedaż z systemu handlowego, integracja z magazynem | 1 500-3 500 zł |
| Kasa systemowa | Kilka stanowisk, duży asortyment, wiele stawek | od 3 000 zł |
Przy wyborze patrz nie tylko na cenę urządzenia. Liczy się liczba pozycji w bazie towarowej, szybkość drukowania, dostępność papieru w typowym formacie i to, czy urządzenie ma lokalnego serwisanta. Kasa, do której serwis dojeżdża trzy dni, przy awarii zatrzymuje sprzedaż.
Od zakupu do pierwszej sprzedaży
- Zakup u autoryzowanego sprzedawcy. Faktura jest potrzebna do ulgi, więc zachowaj ją razem z potwierdzeniem zapłaty.
- Fiskalizacja. Wykonuje ją serwisant, nadając kasie numer ewidencyjny i uruchamiając połączenie z repozytorium. Od tego momentu pamięć fiskalna jest aktywna i nie da się jej wyzerować.
- Zgłoszenie danych. Przy kasach online zgłoszenie do urzędu następuje automatycznie w chwili fiskalizacji, ale warto sprawdzić, czy dane firmy zapisane w kasie są poprawne, bo trafiają na każdy paragon.
- Rozpoczęcie ewidencji. Musi nastąpić w terminie, od którego zależy prawo do ulgi.
- Książka serwisowa. Przy kasach online prowadzona jest w formie elektronicznej, ale dokumenty z przeglądów warto trzymać także u siebie.
Koszty, o których się zapomina
Przeglądy okresowe. Od 150 do 300 złotych za przegląd, wykonywany nie rzadziej niż co dwa lata. Koszt niewielki, ale termin pilnowany przez przedsiębiorcę, nie przez serwis.
Transmisja danych. Przy karcie SIM to kilka złotych miesięcznie, przy Wi-Fi zero, ale wymaga stabilnej sieci w lokalu.
Papier. Przy dużej liczbie paragonów pozycja zauważalna w budżecie. Warto sprawdzić, czy urządzenie używa popularnej szerokości rolki.
Serwis awaryjny. Dojazd plus robocizna, zwykle od 200 złotych. Część sprzedawców oferuje abonament serwisowy z gwarantowanym czasem reakcji, co przy sprzedaży detalicznej bywa uzasadnione.
Wymiana po zapełnieniu pamięci. Pamięć fiskalna ma ograniczoną pojemność. Przy dużej sprzedaży kasa dożywa kilku lat i trzeba przewidzieć jej wymianę.
Obowiązki w codziennej pracy
- Wydawanie paragonu przy każdej sprzedaży objętej ewidencją, także gdy klient go nie chce
- Raport dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu
- Raport miesięczny po zakończeniu miesiąca
- Kontrola, czy kasa łączy się z repozytorium, i reakcja na komunikaty o nieudanej transmisji
- Przegląd techniczny w terminie
- Zgłoszenie zmiany danych firmy albo miejsca użytkowania kasy
Paragon z numerem NIP i faktura
Jeżeli sprzedaż jest na rzecz firmy i klient chce fakturę, numer NIP musi znaleźć się na paragonie w momencie sprzedaży. Fakturę do paragonu bez NIP wystawia się tylko dla osoby fizycznej. To jest element najczęściej mylony przy obsłudze klienta, a konsekwencje finansowe ponosi sprzedawca, nie kupujący.
Warto przeszkolić obsługę z jednego pytania zadawanego przed zakończeniem sprzedaży: czy paragon ma być na firmę. Zadane w odpowiednim momencie oszczędza tłumaczeń później.
Kiedy warto rozważyć drukarkę zamiast kasy
Gdy asortyment przekracza kilkaset pozycji, gdy ceny zmieniają się często, gdy sprzedaż jest powiązana ze stanem magazynowym albo gdy ten sam towar sprzedajesz stacjonarnie i przez internet. W tych sytuacjach kasa wymusza podwójne wprowadzanie danych, a drukarka sterowana z systemu handlowego eliminuje ten problem.
Więcej materiałów o obsłudze firmy znajdziesz w dziale Usługi dla firm, a o systemach sprzedażowych w dziale Oprogramowanie dla firm.
Najczęstsze pytania
Czy każda firma musi mieć kasę?
Nie. Obowiązek dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Istnieją zwolnienia, w tym limit obrotu, po którego przekroczeniu zwolnienie wygasa. Część branż jest wyłączona ze zwolnień niezależnie od obrotu i tam kasa jest potrzebna od pierwszej sprzedaży.
Co się dzieje, gdy zniknie internet?
Kasa działa dalej i zapisuje dane lokalnie, a po odzyskaniu łącza wysyła je do repozytorium. Przy dłuższej awarii trzeba wystąpić o zgodę na przesyłanie danych w odstępach czasowych. Dlatego przy punktach w miejscach ze słabym zasięgiem warto od razu przewidzieć zapasowe połączenie.
Jak często są przeglądy?
Obowiązkowy przegląd techniczny wykonuje się nie rzadziej niż co dwa lata. Termin liczy się od fiskalizacji albo od poprzedniego przeglądu. Brak przeglądu w terminie wiąże się z karą i utratą prawa do ulgi na zakup kasy.
Czy przysługuje ulga na zakup?
Ulga przysługuje przy zakupie kas w związku z powstaniem obowiązku ewidencjonowania, w wysokości części ceny netto, z górnym limitem kwotowym. Warunkiem jest rozpoczęcie ewidencjonowania w obowiązującym terminie i posiadanie faktury oraz dowodu zapłaty. Ulgę trzeba zwrócić, jeśli w ciągu trzech lat zaprzestanie się używania kasy albo nie wykona przeglądu.
Co wybrać: kasę czy drukarkę fiskalną?
Kasa jest urządzeniem samodzielnym, drukarka wymaga programu sprzedażowego. Przy jednym stanowisku i prostym asortymencie wystarcza kasa. Przy sprzedaży powiązanej z magazynem albo sklepem internetowym drukarka sterowana z systemu oszczędza pracy i eliminuje podwójne wprowadzanie danych.
